1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z aplikacji mobilnej oraz systemu PetSpace jest:

PetSpace Sp. z o.o.
z siedzibą w Polsce
Kontakt: kontakt@pet-space.pl

2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych

Jeśli powołamy Inspektora Ochrony Danych (IOD), dane kontaktowe zostaną opublikowane w niniejszej polityce. Do tego czasu, wszelkie pytania dotyczące danych osobowych prosimy kierować na: kontakt@pet-space.pl

3. Zakres i cele przetwarzania danych

Dane klinik i specjalistów (Użytkowników Systemu SaaS)

Zakres przetwarzanych danych obejmuje w szczególności:

• dane identyfikacyjne podmiotu: pełna nazwa firmy, forma prawna, numer NIP, REGON, adres siedziby, KRS (jeśli dotyczy),

• dane przedstawiciela lub osoby kontaktowej: imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu,

• dane pracowników, współpracowników i użytkowników kont w systemie: imiona, nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, stanowiska, identyfikatory użytkowników, uprawnienia do konta,

• dane techniczne: adresy IP, logi systemowe, dane o aktywności w systemie, informacje o urządzeniu i przeglądarce,

• dane klientów wprowadzone do systemu przez użytkowników (dane opiekunów zwierząt) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, zgodnie z zawartą umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Cele przetwarzania danych przez PetSpace jako administratora:

1. Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług PetSpace w modelu SaaS – w tym umożliwienie założenia konta, jego konfiguracji, zarządzania użytkownikami i dostępem do funkcjonalności systemu.

2. Zapewnienie dostępu do funkcji systemu, w szczególności:

   • prowadzenie kalendarza wizyt i harmonogramów pracy,

   • zarządzanie bazą klientów kliniki lub specjalisty,

   • wysyłanie potwierdzeń, przypomnień i komunikatów do klientów w imieniu kliniki/specjalisty,

   • prowadzenie historii wizyt.

3. Zapewnienie kontaktu i wsparcia technicznego – obsługa zgłoszeń, pomoc techniczna, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa.

4. Fakturowanie, rozliczenia i obowiązki podatkowe – przetwarzanie danych do celów księgowych, wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującym prawem.

5. Zapewnienie bezpieczeństwa systemu i danych – rejestrowanie aktywności, analiza logów, monitorowanie prób dostępu i zapobieganie nadużyciom.

6. Doskonalenie usług PetSpace – zbieranie danych statystycznych i analitycznych w celu rozwoju funkcjonalności systemu, testowania nowych funkcji i poprawy jakości świadczonych usług.

7. Komunikacja handlowa i marketingowa – wyłącznie na podstawie uprzednio wyrażonej zgody, m.in. przesyłanie informacji o nowych funkcjach, ofertach lub zmianach w systemie.

Podstawa prawna przetwarzania danych:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy,

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne ciążące na administratorze (np. podatkowe),

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes PetSpace (np. bezpieczeństwo, rozwój systemu, kontakt z użytkownikami),

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (np. marketing bezpośredni, newsletter).

4. Podstawy prawne przetwarzania (RODO)

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (np. rejestracja, obsługa konta),

• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes (np. bezpieczeństwo, statystyki),

• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne (np. podatkowe),

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (np. newsletter, lokalizacja, cookies marketingowe).

5. Współadministrowanie i powierzenie danych

• PetSpace jest administratorem danych Użytkowników (opiekunów) i danych Specjalistów/Klinik, w zakresie ich kont i korzystania z aplikacji.

• Kliniki i Specjaliści stają się niezależnymi administratorami danych osobowych opiekunów, w zakresie realizacji umów o świadczenie usług (np. zabiegów, konsultacji).

• W przypadku przetwarzania danych w imieniu Kliniki lub Specjalisty – PetSpace działa jako podmiot przetwarzający (na podstawie art. 28 RODO i umowy powierzenia).

6. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być udostępniane:

• dostawcom usług IT i serwerów,

• operatorom płatności,

• partnerom świadczącym usługi analityczne i marketingowe (Google, Meta, itp.),

• kancelariom prawnym i księgowym.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane działają na podstawie umów powierzenia.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Jeśli przekazujemy dane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do USA), stosujemy zabezpieczenia takie jak standardowe klauzule umowne UE zatwierdzone przez Komisję Europejską.

8. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do danych,

• sprostowania danych,

• usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”),

• ograniczenia przetwarzania,

• przenoszenia danych,

• sprzeciwu wobec przetwarzania,

• wycofania zgody,

• złożenia skargi do UODO.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Stosujemy cookies i podobne technologie (SDK, piksele, identyfikatory urządzeń mobilnych) w celach:

• technicznych (niezbędne do działania systemu),

• analitycznych (Google Analytics itp.),

• marketingowych (za zgodą użytkownika).

Szczegółowe informacje oraz możliwość zarządzania zgodami dostępne są w banerze cookies w aplikacji i na stronie internetowej.

10. Czas przechowywania danych

Dane przechowujemy:

• tak długo, jak korzystasz z konta,

• przez okres niezbędny do wykonania umowy i obowiązków prawnych,

• do czasu wycofania zgody (jeśli dotyczy),

• przez okres przedawnienia roszczeń (zwykle 6 lat).

11. Zmiany polityki

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszej Polityce. O zmianach poinformujemy użytkowników w aplikacji i/lub drogą e-mailową.